ZARZĄDZENIE NR 0050.104.2025
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 25 sierpnia 2025 r.

w sprawie powołania Jednostki Realizującej Projekt (JRP) pn. „BALCA – Budowanie potencjału na rzecz działań dla klimatu w obszarze Bałtyku”

 

       Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153) oraz § 23 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 120.49.2025 z dnia 9 czerwca 2025 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem Nr 120.64.2025 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 15 lipca 2025 r. oraz w związku z decyzją Komitetu Monitorującego Program Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027 i deklaracją Gminy Gryfino z dnia 31 stycznia 2025 r. o udziale w projekcie pn. „BALCA – Budowanie potencjału na rzecz działań dla klimatu w obszarze Bałtyku” jako Partner Projektu zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Powołuje się Jednostkę Realizującą Projekt pn. „BALCA – Budowanie potencjału na rzecz działań dla klimatu w obszarze Bałtyku”, zwaną dalej „JRP”.

2. Przewodniczącym JRP jest I Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomasz Miler.Do zadań przewodniczącego należy kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP.

3. Koordynatorem JRP jest Justyna Siwek-Matura – Kierownik Referatu Rozwoju w Wydziale Inwestycji i RozwojuUrzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (zwany dalej UMiG).

4. Specjalistą ds. księgowych i finansowych jest Agnieszka Jewsiej – Wydział Finansowo-Księgowy, UMiG.

5. W skład JRP powołuje się również:

1. Izabelę Machniak – Wydział Inwestycji i Rozwoju (Referat Rozwoju), UMiG;

2. Sylwestra Krysteckiego – Wydział Informatyki, UMiG;

3. Małgorzatę Wasiluk –Wydział Promocji, Komunikacji Społecznej i Turystyki, UMiG;

4. Lidię Pająk – Kalińską –Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych w Gryfinie;

5. Karolinę Kozieł –Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych w Gryfinie.

6. Do zadań JRP należy w szczególności:

1. udział wspotkaniach on-line minimum 1 raz w miesiącu (łącznie minimum 18 spotkań) – do realizacji przez każdego członka JRP;

2. utworzenie grupy mieszkańców współpracującej w ramach projektu wraz z organizacją minimum 2 warsztatów i 2 działań pilotażowych – do realizacji przez członków JRP wskazanych w ust. 5 pkt 4) i 5) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

3. stworzenie platformy cyfrowej wymiany doświadczeń –do realizacji przez członka JRP wskazanego w ust. 5 pkt 2) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

4. stworzenie materiałów edukacyjnych dla mieszkańców (tzw. Toolkit - zestaw narzędzi) i ich tłumaczenie – do realizacji przez członków JRP wskazanych w ust. 5 pkt 2) i 3) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

5. stworzenie wieloletniego schematu współpracy i wymiany doświadczeń wraz ze stworzeniem Memorandum of Understanding (Porozumienie o współpracy)– do realizacji przez członków JRP wskazanych w ust. 3 oraz w ust. 5 pkt 1) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

6. rozpowszechnianie informacji nt. projektu - do realizacji przez członka JRP wskazanego w ust. 5 pkt 3) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

7. kompleksowa realizacja pozostałych zadań, które zostaną wypracowane podczas działań pilotażowych projektu.

7. Do zadań Koordynatora JRP należy dodatkowo:

1. wdrażanie projektu i zarządzanie projektem w zakresie rzeczowym i finansowym, zgodnie z zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi;

2. prowadzenie rzeczowej i finansowej sprawozdawczości oraz monitoringu dla projektu;

3. opracowywanie i przekazywanie sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu;

4. sporządzanie i aktualizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego, harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności oraz innych niezbędnych dokumentów w ramach projektu;

5. organizacja prac JRP; weryfikacja postępów prac;

6. przekazywanie członkom JRP informacji o terminach i miejscach spotkania;

7. uczestnictwo w spotkaniach z Partnerem Wiodącym i Partnerami Projektu;

8. nadzór nad przygotowaniem projektów umów na usługi związane z realizacją projektu, w tym sprawowanie kontroli nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych podmiotom zewnętrznym;

9. koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją projektu;

10. udzielanie członkom JRP pomocy i wytycznych w zakresie powierzonych zadań.

8. Do zadań asystenta ds. księgowych i finansowych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych;

3. koordynacja finansowa realizacji zadań zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym;

4. podejmowanie działań dla zapewnienia ciągłości finansowania projektu zgodnie z budżetem Gminy Gryfino oraz Wieloletnią Prognozą Finansową Gminy Gryfino na lata 2025-2030;

5. przekazywanie koordynatorowi JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z finansową realizacją Projektu;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

9. Do zadań specjalisty ds. wynagrodzeń należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. realizacja zadania - zarządzanie projektem:

1. koordynacja projektu pod względem rozliczania wynagrodzenia członków JRP,

2. sporządzanie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń członków JRP;

3. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z realizacją zadania związanego z zarządzeniem projektem;

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

10. Terminy posiedzenia oraz miejsce i cel spotkań, będą przekazywane przez Koordynatora JRP drogą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed terminem spotkania.

11. W uzasadnionych przypadkach Koordynator JRP może zwołać posiedzenie JRP bez zachowania ww. terminu.

§ 2.1. JRP w składzie określonym w § 1 realizuje swoje zadania od dnia rozpoczęcia projektu, tj. od 1 września 2025 r. do dnia rozliczenia projektu.

2. Członkowie JRP zobowiązani są do współpracy podczas okresu trwałości projektu, w tym do udzielania informacji/wyjaśnień w zakresie realizowanych zadań w przypadku ewentualnych kontroli projektu po jego zakończeniu.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Inwestycji i Rozwoju.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Miasta  i Gminy Gryfino Tomaszowi Milerowi.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2025 r.

 

Z up. Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
Z-ca Burmistrza Tomasz Miler

Uzasadnienie

        W dniu 31 stycznia 2025 r. Gmina Gryfino podpisała deklarację udziału w projekcie  pn. „BALCA – Budowanie potencjału na rzecz działań dla klimatu w obszarze Bałtyku” jako Partner Projektu.

        Wniosek o dofinansowanie złożony został przez Lidera, którym jest Gmina Alvesta (Szwecja) w II naborze wniosków (projektu małe)w ramach ProgramuInterreg Południowy Bałtyk, działanie 4.1 Wzmocnienie zdolności współpracy podmiotów zlokalizowanych na obszarze Południowego Bałtyku (w tym społeczeństwa obywatelskiego). Decyzją Komitetu Monitorującego z dnia 18 czerwca 2025 r. Program Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027 projekt otrzymał dofinansowanie. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie realizacja projektu rozpocznie się w dniu 1 września 2025 r. i zakończy się w dniu 28lutego 2027 r.

        W związku z powyższym oraz w celu zapewnienia poprawnej realizacji projektu, należy powołać Jednostkę Realizującą Projekt, której członkowie będą odpowiadać za prawidłową realizację poszczególnych zadań w projekcie. Do składu JRP powołano dwie osoby zatrudnione w spółce gminnej - Przedsiębiorstwie Usług Komunalnych w Gryfinie - wskazane przez Zarząd Spółki jako osoby posiadające odpowiednią wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji zadań projektowych, które nie leżą w kompetencjach pracowników Urzędu Miasta i Gminy Gryfino.

Sporządziła:
Karolina Pawlak