ZARZĄDZENIE NR 0050.103.2025
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 25 sierpnia 2025 r.

w sprawie powołania Jednostki Realizującej Projekt (JRP) pn. „PrepAlliance – Sojusznicy zwiększają poziom gotowości wśród obywateli”

        Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153) oraz § 23 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 120.49.2025 z dnia 9 czerwca 2025 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem Nr 120.64.2025 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 15 lipca 2025 r. oraz w związku z decyzją Komitetu Monitorującego Program Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027 i deklaracją Gminy Gryfino z dnia 31 stycznia 2025 r. o udziale w projekcie pn. „PrepAlliance – Sojusznicy zwiększają poziom gotowości wśród obywateli” jako Partner Projektu zarządza się, co następuje:

 

§ 1. 1. Powołuje się Jednostkę Realizującą Projekt pn. „PrepAlliance – Sojusznicy zwiększają poziom gotowości wśród obywateli”, zwaną dalej „JRP”.

2. Przewodniczącym JRP jest I Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomasz Miler.Do zadań przewodniczącego należy kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP.

3. Koordynatorem JRP jest Karolina Pawlak – Wydział Inwestycji i Rozwoju (Referat Rozwoju)Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (zwany dalej UMiG).

4. Specjalistą ds. księgowych i finansowych JRP jest Anna Komorowska –Wydział Finansowo-Księgowy, UMiG.

5. Specjalistą ds. wynagrodzeń jest Beata Pawlik –Wydział Organizacyjny, UMiG.

6. W skład JRP powołuje się również:

1. Agnieszkę Wernikowską –Wydział Inwestycji i Rozwoju, UMiG;

2. Justynę Siwek-Maturę –Wydział Inwestycji i Rozwoju (Referat Rozwoju), UMiG;

3. Krzysztofa Jewsiej – Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego, UMiG;

4. Kamila Malec –Ochotnicza Straż Pożarna "Raffer" w Gryfinie;

5. Wojciecha Radziewicza –Ochotnicza Straż Pożarna w Wełtyniu.

7. Do zadań JRP należy w szczególności:

1. udział w spotkaniu inauguracyjnym oraz w spotkaniach on-line 2 razy w miesiącu (łącznie 36 spotkań) – do realizacji przez każdego członka JRP;

2. pozyskanie 5 organizacji do współpracy i organizacja spotkania z nimi– do realizacji przez członków JRP wskazanych w ust. 4 pkt 4) i 5) przy współpracy  z pozostałym członkami JRP;

3. organizacja spotkania w Gryfinie dla partnerów projektu – do realizacji przez każdego członka JRPw zależności od potrzeb;

4. udział w warsztatach w Ystadt oraz Ronne (Bornholm) wraz z organizacją wyjazdu – do realizacji przez każdego członka JRP w zależności od potrzeb;

5. stworzenie materiałów edukacyjnych dla mieszkańców wraz z tłumaczeniem – do realizacji przez członka JRP wskazanego w ust. 4 pkt 2) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

6. stworzenie wieloletniego schematu współpracy i wymiany doświadczeń w dziedzinie zarządzania kryzysowego – do realizacji przez członków JRP wskazanych w ust. 4 pkt 3) - 5) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

7. rozpowszechnianie informacji nt. projektu - do realizacji przez członka JRP wskazanego w ust. 4 pkt 2) przy współpracy z pozostałym członkami JRP;

8. udział w webinarze dotyczącym końca projektu wraz z przygotowaniem prezentacji – do realizacji przez każdego członka JRP, w zależności od potrzeb.

8. Do zadań Koordynatora JRP należy dodatkowo:

1. wdrażanie projektu i zarządzanie projektem w zakresie rzeczowym i finansowym, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi;

2. prowadzenie rzeczowej i finansowej sprawozdawczości oraz monitoringu dla projektu;

3. opracowywanie i przekazywanie sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu;

4. sporządzanie i aktualizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego, harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności oraz innych niezbędnych dokumentów w ramach projektu;

5. organizacja prac JRP; weryfikacja postępów prac;

6. przekazywanie członkom JRP informacji o terminach i miejscach spotkania;

7. uczestnictwo w spotkaniach z Partnerem Wiodącym i Partnerami Projektu;

8. nadzór nad przygotowaniem projektów umów na usługi związane z realizacją projektu, w tym sprawowanie kontroli nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych podmiotom zewnętrznym;

9. koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją projektu;

10. udzielanie członkom JRP pomocy i wytycznych w zakresie powierzonych zadań.

9. Do zadań specjalisty ds. księgowych i finansowych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych;

3. koordynacja finansowa realizacji zadań zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym;

4. podejmowanie działań dla zapewnienia ciągłości finansowania projektu zgodnie z budżetem Gminy Gryfino oraz Wieloletnią Prognozą Finansową Gminy Gryfino na lata 2025-2030;

5. przekazywanie koordynatorowi JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z finansową realizacją Projektu;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

10. Do zadań specjalisty ds. wynagrodzeń należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. realizacja zadania - zarządzanie projektem:

1. koordynacja projektu pod względem rozliczania wynagrodzenia członków JRP,

2. sporządzanie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń członków JRP;

3. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z realizacją zadania związanego z zarządzeniem projektem;

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

11. Terminy posiedzenia oraz miejsce i cel spotkań, będą przekazywane przez Koordynatora JRP drogą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed terminem spotkania.

12. W uzasadnionych przypadkach Koordynator JRP może zwołać posiedzenie JRP bez zachowania ww. terminu.

§ 2.1. JRP w składzie określonym w § 1, w ust. 3-5 oraz w ust. pkt 1) - 3), realizuje swoje zadania od dnia rozpoczęcia projektu - 1 lipca 2025 r. przez okres 18 miesięcy. Pozostali członkowie JRP realizują zadania z dniem zawarcia umowy zlecenia na realizację zadań  w ramach projektu.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Inwestycji i Rozwoju.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomaszowi Milerowi.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Z up. Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
Z-ca Burmistrza Tomasz Miler

Uzasadnienie

       W dniu 31 stycznia 2025 r. Gmina Gryfino podpisała deklarację udziału w projekcie pn. „PrepAlliance – Sojusznicy zwiększają poziom gotowości wśród obywateli” jako Partner Projektu.

         Wniosek o dofinansowanie złożony został przez Lidera - Sustainable Development Scania (Sweden) (Stowarzyszenie Zrównoważony Rozwój Skania) w II naborze wniosków (projektu małe)w ramach Programu Interreg Południowy Bałtyk, działanie 4.1 Wzmocnienie zdolności współpracy podmiotów zlokalizowanych na obszarze Południowego Bałtyku (w tym społeczeństwa obywatelskiego). Decyzją Komitetu Monitorującego z dnia 18 czerwca 2025 r. Program Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027 projekt otrzymał dofinansowanie. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie realizacja projektu rozpoczęła się w dniu 1 lipca 2025 r. i zakończy się 31 grudnia 2026 r.

        W związku z powyższym oraz w celu zapewnienia poprawnej realizacji projektu, należy powołać Jednostkę Realizującą Projekt, której członkowie będą odpowiadać za prawidłową realizację poszczególnych zadań w projekcie.


Sporządziła:
Karolina Pawlak